Molto spesso le riunioni vengono viste dai venditori (o anche dai direttori vendite) come delle attività quasi superflue, come se rappresentassero esclusivamente delle pause coercitive: da alcuni quindi gradite per il riposo da ufficio che almeno regalano, e da altri invece viste solo come un tortura rispetto al benessere che provano a star fuori, all’aperto, con i clienti, a fare qualcosa di “realmente produttivo”.
Oggi, con delle semplici osservazioni, cercheremo di analizzare il perché ciò rischia di accadere e soprattutto cosa può fare chi gestisce le riunioni per trasformarle invece in momenti di partecipazione, di creazione, di produttività e di ricarica.
Come prima cosa, una riunione dovrebbe sempre avere una struttura ben delineata e non lasciata mai al caso (del tipo “incontriamoci e poi vediamo cosa succede: qualcosa ne verrà fuori”). E la struttura ideale di una riunione di successo dovrebbe essere più o meno la seguente:
1. Innanzitutto l’incontro dovrebbe avere un inizio di grande partecipazione: non dovrebbe cioè cominciare con il sermone di chi gestisce il meeting (della durata ottimistica di circa 1 ora e 35 circa), ma al contrario dovrebbe iniziare dando la parola proprio ai veri protagonisti, cioè i VENDITORI. Se vuoi comprendere quanto le tue riunioni siano realmente efficaci, una delle azioni semplicissime che puoi fare è quella di cronometrare quanto hai parlato tu e quanto invece hanno parlato i commerciali. Se il rapporto è 99% tu e 1% i venditori (dove per l’1% si riferisce solo alle risposte affermative alle domande intimidatorie o retoriche fatte, tipo “siete d’accordo che dobbiamo vendere di più?”, oppure “dobbiamo smetterla di fare tutti questi sconti ai clienti, giusto o no?”), bhe ti consiglio di metterti in allarme: secondo me i tuoi venditori stanno sull’orlo di una depressione! Se il rapporto invece è 80%-20%, al tuo posto mi metterei comunque in allarme, perché con ogni probabilità i tuoi venditori sono sull’orlo di una crisi di nervi. Se invece è tipo 60%-40%, ce la puoi fare a farli diventare dei venditori felici e produttivi: perché la giusta proporzione è l’esatto contrario. Loro devono parlare per il 60% del tempo e tu solo per il 40% del tempo. E dal prossimo punto in poi vediamo anche come ciò può e deve avvenire.
2. Come poter cominciare una riunione facendo in modo che siano loro a prendere la parola (e magari non per lamentarsi dei prezzi troppo alti, della crisi, dei concorrenti, della scarsa pubblicità, ecc ecc)? I modi possono essere diversi: A. Si può istituire formalmente un inizio in cui ciascuno di loro racconti e condivida con tutti un bel risultato ottenuto nella settimana appena trascorsa (oppure negli ultimi 15 giorni, o altro, a seconda della scadenza con cui le riunioni vengono tenute). Se la tua rete commerciale è costituita da numerosi venditori, questo momento può comunque rimanere inalterato. Per evitare però che da solo porti via la metà del tempo a disposizione, è sufficiente che sia tu a guidarlo citando il nome di uno o 2 venditori che secondo te dovrebbero parlare per condividere un bel traguardo raggiunto, oppure una problematica risolta in modo egregio, ecc ecc. B. altra modalità invece potrebbe essere quella di individuare un tema per ogni riunione rispetto al quale ciascun venditore ha il compito di portare idee, proposte, invenzioni, ecc. Ad esempio, uno dei temi potrebbe essere “come fare più clienti nuovi”, e ciascuno deve arrivare alla riunione preparato sulle possibili attività che loro o che l’azienda stessa può fare nel settore. Iniziare in questo modo fa sentire le persone realmente importanti per quel tipo di incontro, li fa sentire partecipi di fatto, coinvolti e protagonisti. E chiunque di noi è disposto ad eseguire solo le decisioni che ha contribuito in qualche modo a prendere!
3. La seconda parte poi della riunione deve avere una impostazione prettamente formativa: questo è il momento dedicato a te, cioè l’unico caso in cui puoi prendere la parola e dedicarti ad un argomento relativo alla vostra attività, ai vostri prodotti, alle tecniche di vendita, ecc, argomenti nei quali valuti che i tuoi venditori necessitino di un supporto informativo. Potrai quindi dedicare una riunione a degli aspetti prettamente tecnici, altri invece a degli aspetti commerciali, o burocratici, o altro. L’importante è che, anche in questo caso, il tutto avvenga in maniera coinvolgente: fai in modo che costantemente le persone ti diano risposte, che ti facciano comprendere che il loro ascolto è alto, che loro comprensione è elevata e che non hanno innescato “il pilota automatico”, cioè facendo di si con la testa ma navigando con la mente verso mete a te ignote.
4. Inoltre l’ideale sarebbe terminare con la visione delle statistiche e dei numeri. L’errore più comune in cui si incorre è quello di mostrare i numeri di vendita in termini di rimprovero o di demotivazione: del tipo “guardate come siamo messi male. Se continuiamo così chiudiamo”. Fermo restando che bisogna sempre dire la cruda verità ai propri uomini, è indubbio che ricordare i risultati negativi delle performance aziendali o personali per il puro gusto di sottolinearlo (senza magari dare contemporaneamente delle soluzioni che partano innanzitutto dalle PROPRIE azioni diverse che verranno messe in campo dal giorno dopo come responsabile), ha un effetto assolutamente controproducente. Ed ecco il motivo per cui troppi venditori cercano di evitare le riunioni come la pece, e molti responsabili dopo un po’ si convincono che farle è inutile. Altro discorso è invece analizzare i numeri in maniera “più analitica”, non limitandosi ad analizzare le statistiche del venduto, ma mettendole a confronto con quelle dei mesi precedenti (e anche con le statistiche degli stessi mesi degli anni precedenti) per comprendere insieme cosa è avvenuto di diverso, cosa si è bloccato, quali azioni si sono disperse, ecc ecc. E anche qui la tua bravura dovrebbe essere quella di coordinare i vari interventi e di indurre le persone a prospettare delle interpretazioni e delle soluzioni.
5. Infine, strettamente collegato al discorso delle statistiche e dei numeri, dovrebbe essere sempre presente nella tua rete commerciale un gioco che metta simpaticamente in una corretta e sana competizione i tuoi venditori: ricordati che anche solo per una apparente banale medaglia, ciascuno di noi sarebbe pronto a battersi fin dove neanche riusciamo ad immaginare.
Ovviamente i passi appena analizzati non vogliono avere la presunzione di essere degli ingredienti esaustivi di ciò che una riunione dovrebbe avere nello specifico per essere efficace in termini di maggiori vendite nei giorni successivi, ma di sicuro rappresenta un ottimo condimento: se applichi questi primi 5 punti vedrai realmente trasformare le tue riunioni in un momento che i tuoi venditori aspettano con ansia, perché realmente utili per la loro attività e per la loro dose di carica.
Prova a cominciare da domani e…BUONA RIUNIONE!
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